乍看之下，我的邮件礼貌又亲切——毕竟我只是“确认一下”截止日期，而且“无论如何都没关系”。但仔细审视就会发现，我的信息中充斥着不必要的道歉、表情符号、感叹号甚至亲吻符号。我自认为这样显得友好且平易近人，但专家指出，这些语言习惯可能正悄然削弱我在职场中被重视的程度。职业导师汉娜·萨尔顿与礼仪教练威廉·汉森解析了为何许多人会形成这种书写习惯，以及这可能如何影响他人对我们的看法乃至职场晋升。
“非常感谢！”这是我回复邮件时的常用句——标点或许夸张，但句号会显得生硬。汉娜指出，人们使用感叹号是为了展现“积极与热情”。《实验社会心理学杂志》近期研究发现，女性使用感叹号的频率是男性的三倍。她认为这很可能源于“女性直率时往往比男性受到更严苛的评价，常被贴上专横等带有性别偏见的负面标签”。汉娜提醒，单个感叹号虽无妨，但累积效应可能带来问题：“如果显得虚伪或像在掩饰不安，就可能影响可信度。”
书面交流极易产生误读，这促使许多人插入表情符号来传递温度与幽默。但礼仪教练威廉·汉森警告这可能适得其反：“同一表情对不同人群可能意味迥异，甚至完全背离本意。”他建议：“人们应当运用文字并掌握良好的英语表达能力。”他指出表情符号可能带有“幼稚化暗示”，让他人觉得你更年轻、资历更浅、能力或责任感不足。“我不会在邮件中使用表情符号。文字既能体现友好，亦可保持专业。”至于以亲吻符号结尾的签名，他表示：“除非现实中会亲吻对方脸颊，否则绝不在邮件末端添加亲吻符号。”
“只是想确认您是否理解我的意思？”汉娜认为，这类包含安抚性确认语句的邮件可能带有自我贬低色彩，长期使用会微妙影响他人对你的认知。“作为管理者，需要在受欢迎与受尊重间艰难平衡。若表达不够直接，可能给人能力不足的印象。”她强调，“过度道歉或过分谨慎的沟通方式，确实会削弱你的影响力。”“多数情况下这是无意识的，”汉娜分析道，“没人会读邮件时直接想‘哦，他们缺乏自信’，这种影响更为隐晦。但若持续以讨好他人的方式沟通，就会逐渐塑造出缺乏自信或能力不足的形象。”
专家建议，若想显得更专业，你可能需要考虑摒弃以下习惯：使用”只是”（”只是想确认一下”、”只是好奇”）这类限定词；预先道歉如”抱歉打扰”或”知道您很忙，但……”；过度寻求确认的表述如”这样说得通吗？””希望没问题””怎样都行”；过度使用感叹号、表情符号以及过于亲昵的告别语。
汉娜和威廉强调，这并非要剥离职场沟通中的所有温度与个性。”个人风格很重要，”汉娜表示，”在工作中展现个性不是坏事，我们不希望人们觉得必须过滤所有文字，抹去一切个人特质。”但同时，不应将某些词语和符号”用作讨人喜欢的工具”。她提出一种既能减少这些习惯又不失个性的实用方法：关注收到的邮件，留意不同风格带给你的感受——哪些表达清晰、自信或令人安心，哪些又显得过度。
萨尔顿指出，人工智能工具也可用于检查草稿，帮助删除多余的填充词或修饰语。
【本文精选自BBC，原文链接：https://www.bbc.com/news/articles/cvg118dqj2no】